Modèles prêts à l’emploi.

*(Modèle à adapter — [Société])*

1. Objet. La présente politique définit les règles d'utilisation des systèmes d'intelligence artificielle (IA) au sein de [Société], afin d'encadrer l'usage de l'IA de manière responsable, proportionnée et documentée, en réponse à l'obligation de littératie IA prévue par le Règlement (UE) 2024/1689 (article 4).

2. Périmètre. Elle s'applique à l'ensemble des collaborateurs, prestataires et stagiaires utilisant un système d'IA dans le cadre de leurs missions, quel que soit l'outil (interne, externe, grand public).

3. Rôles et responsabilités.

• Direction : valide la politique, alloue les moyens, arbitre les usages sensibles.
• Référent IA : tient l'inventaire et le registre, coordonne la classification, suit les incidents, organise la revue.
• DPO : veille à l'articulation avec le RGPD (données personnelles).
• Managers : s'assurent du respect de la politique dans leurs équipes.
• Collaborateurs : appliquent la charte d'usage et signalent tout doute.

4. Usages autorisés. Les usages d'IA à risque minimal ou limité sont autorisés sous réserve du respect de la charte et des règles sur les données.

5. Usages encadrés (supervision obligatoire). Tout usage influençant une décision relative aux personnes (recrutement, évaluation, accès à un service, octroi de crédit) requiert une supervision humaine effective, l'information des personnes concernées et une traçabilité.

6. Usages interdits. Sont prohibés les usages relevant des pratiques interdites par l'article 5 du règlement, ainsi que tout usage exposant des données confidentielles ou personnelles dans un outil non maîtrisé.

7. Données. Aucune donnée personnelle, confidentielle ou stratégique ne doit être saisie dans un outil d'IA non approuvé. La liste des outils approuvés est tenue par le référent IA.

8. Transparence. Les contenus générés ou substantiellement modifiés par IA sont signalés lorsque la réglementation l'exige. Les interlocuteurs d'un agent conversationnel sont informés de sa nature.

9. Formation. Chaque collaborateur concerné suit la formation de littératie IA. Les attestations sont archivées au registre de formation.

10. Gestion des incidents. Tout incident (erreur dommageable, fuite de données, biais constaté) est signalé au référent IA et tracé.

11. Revue. La politique est revue au moins une fois par an, et à chaque évolution réglementaire ou d'usage significative.

12. Entrée en vigueur. [Date] — validée par [Nom, fonction].

Modèle à adapter par votre organisation. Ne constitue pas un avis juridique. Élaboré au regard du Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act). Source : Gétul AI Academy.

*(Modèle à adapter — [Société])*

Mon engagement d'usage responsable de l'IA

• J'utilise uniquement les outils approuvés par [Société] pour mes usages professionnels.
• Je ne saisis jamais de données personnelles, confidentielles ou stratégiques dans un outil d'IA non approuvé.
• Je garde mon esprit critique : je vérifie les résultats produits par l'IA avant de les utiliser ou de les diffuser.
• Je signale qu'un contenu est généré ou modifié par IA lorsque c'est requis.
• Je préserve l'humain dans la décision pour tout sujet sensible (personnes, finances, sécurité).
• En cas de doute, je m'adresse à [référent IA / manager].
• Je signale tout incident ou usage problématique.

Fait à __________________, le ____ / ____ / ______ Nom et prénom : __________________ Signature : __________________

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*Instruction : une ligne par usage. Mettre à jour à chaque nouvel outil ou évolution. Conserver avec la politique, la charte signée et les attestations dans le dossier de preuve.*

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*(Modèle à adapter — [Société])*

Plan d'action 90 jours — mesure de littératie (article 4)

Datez chaque action et nommez son responsable : un plan sans date ni responsable ne se démontre pas.

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*(À cocher — [Société])*

Checklist de la mesure de littératie IA (Article 4)

Cette checklist documente votre mesure de littératie au titre de l'article 4. Elle ne déclare jamais l'organisation « certifiée conforme » à l'ensemble de l'AI Act.

• [ ] Inventaire des outils d'IA utilisés (officiels ET « shadow IA »).
• [ ] Niveau de risque attribué à chaque usage (interdit / haut / limité / minimal).
• [ ] Politique interne IA validée par la direction.
• [ ] Charte d'usage diffusée et signée par les collaborateurs.
• [ ] Règles sur les données définies et communiquées.
• [ ] Supervision humaine définie pour les usages sensibles.
• [ ] Formation de littératie déployée, adaptée par profil (employé, manager, RH, direction).
• [ ] Attestations archivées + registre de formation tenu (qui, quand, résultat).
• [ ] Registre des usages IA tenu à jour.
• [ ] Référent IA / gouvernance désigné, revue planifiée.
• [ ] Clauses IA dans les contrats fournisseurs (transparence, sécurité, assistance, réversibilité).

Score de preuve : ___ / 11. Conservez les pièces correspondantes dans votre dossier de preuve.

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*(Modèle à adapter — [Société])*

Plan de formation interne à l'IA (mesure de l'article 4)

Principe (art. 4) : l'effort de formation doit être proportionné aux usages, aux profils et au contexte. Adaptez la profondeur au rôle plutôt qu'un contenu unique pour tous.

Traçabilité. Pour chaque session : participants, date, contenu, résultat, attestation — archivés au registre de formation.

Mise à jour. Reformer à chaque évolution réglementaire significative ou nouvel usage à risque.

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*(Modèle à adapter — [Société])*

Matrice rôle × usage — littératie IA (article 4)

Grille des paliers : Palier 1 — sensibilisation (socle commun) · Palier 2 — usage averti (utilisateurs réguliers) · Palier 3 — supervision (rôles à enjeu ou de décision ; volet gouvernance pour la direction).

*Instruction : une ligne par couple usage × rôle (3G = Palier 3, volet gouvernance). Un écart entre palier requis et palier atteint = une action de formation à planifier. Cette matrice contribue à démontrer l'adaptation exigée par l'article 4, avec les attestations et le registre qu'elle référence.*

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*(Modèle à adapter — [Société])*

Registre de formation — littératie IA (article 4)

*Instructions : une ligne par apprenant et par module. Ne laissez jamais une ligne sans date ni résultat — une formation non tracée est, pour un auditeur, une formation qui n'a pas eu lieu. Pensez aux nouveaux arrivants et aux prestataires qui opèrent l'IA pour votre compte (art. 4 les couvre). Seuils : l'attestation de complétion est délivrée à 70 % ; la validation d'un palier suit le seuil que VOUS fixez (la méthode ALCF propose 80 %) — documentez le seuil retenu.*

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*(Modèle à adapter — [Société])*

Référentiel de compétences IA par paliers

L'article 4 exige un niveau « suffisant » et adapté — sans imposer d'échelle officielle. Cette grille en trois paliers rend l'exigence mesurable. Chaque palier se vérifie par une action concrète, pas par une présence en salle.

*Instructions : associez chaque rôle de votre matrice rôle × usage à un palier, puis fixez la formation correspondante. Objectifs vagues (« comprendre l'IA ») interdits : chaque palier doit rester évaluable.*

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*(Modèle à adapter — [Société])*

Tableau de bord littératie IA — pilotage du dispositif (article 4)

1. Couverture par service

2. Alertes à traiter

3. Revue — dernière revue : [date] · prochaine revue : [date] · responsable : [référent IA].

*Instructions : mise à jour mensuelle recommandée. Ce tableau prouve le MAINTIEN de la mesure dans le temps — c'est lui qui répond à « votre dispositif vit-il encore ? »*

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Trame d'analyse d'impact sur les droits fondamentaux (FRIA) — article 27 du Règlement (UE) 2024/1689

Qui est concerné. Cette analyse est due AVANT la première utilisation d'un système à HAUT RISQUE par : les organismes de droit public et les entités privées fournissant des services publics ; et les déployeurs des usages de l'annexe III, point 5 b) et c) — évaluation de la solvabilité / score de crédit (hors détection de fraude) et tarification ou évaluation des risques en assurance-vie et santé. Exception expresse : les systèmes relevant de l'annexe III, point 2 (infrastructures critiques) sont EXCLUS de la FRIA, y compris pour les organismes publics. Si vous n'êtes pas dans ces cas, la FRIA n'est pas due — ne vous l'infligez pas par excès de zèle ; documentez plutôt pourquoi elle ne s'applique pas.

Système concerné : [nom, fournisseur, version] · Référent : [nom, fonction] · Date : [date]

Les six rubriques ci-dessous reprennent le contenu EXIGÉ par l'art. 27 §1 (points a à f).

a) Processus de déploiement et finalité. Description du processus dans lequel le système sera utilisé, et de la finalité poursuivie : [quelles décisions, dans quel processus métier, avec quels effets pour les personnes].

b) Période et fréquence d'utilisation. [Utilisation permanente / campagnes / saisonnière ; volumétrie estimée de décisions par période].

c) Catégories de personnes et groupes affectés. [Candidats, emprunteurs, assurés… — y compris les groupes susceptibles d'être particulièrement exposés : âge, handicap, situation économique].

d) Risques spécifiques de préjudice. Pour chaque catégorie identifiée en c) : [risque d'exclusion injustifiée, de biais discriminatoire, d'erreur de scoring…], en s'appuyant sur les informations fournies par le FOURNISSEUR au titre de l'art. 13 (notice, capacités, limites).

e) Supervision humaine. Mesures de contrôle humain prévues, conformément à la notice d'utilisation : [qui supervise, avec quelle formation et quelle autorité ; capacité réelle à comprendre, contester et renverser une décision].

f) Mesures si les risques se matérialisent. [Dispositif de gouvernance interne, mécanismes de traitement des réclamations des personnes concernées, procédure d'arrêt/de correction, voies de recours].

Notification. Le résultat de l'analyse est notifié à l'autorité de surveillance du marché (art. 27 §3), au moyen du questionnaire type que le Bureau de l'IA doit publier (art. 27 §5) — vérifier sa disponibilité à date.

Articulation avec le RGPD. La FRIA ne remplace pas l'AIPD (art. 35 RGPD) : si l'AIPD est due, les deux se complètent — la FRIA peut s'appuyer sur l'AIPD existante pour les éléments déjà couverts (art. 27 §4) sans la dupliquer.

Mise à jour. L'analyse est actualisée lorsque le processus, la finalité, les catégories de personnes ou le système changent de manière significative.

Modèle à adapter par votre organisation. Ne constitue pas un avis juridique — la FRIA porte sur un usage à HAUT RISQUE : faites valider l'analyse finale par votre conseil juridique. Élaboré au regard du Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act). Source : Gétul AI Academy.